Privacyverklaring

Kopersopties is de online omgeving waarin je als koper van een nieuwbouwwoning je keuzes voor meer- en minderwerk (zoals extra wandcontactdozen, schakelaars en leidingen) op de plattegrond van je woning bekijkt. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we daarvoor gebruiken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke) is:

Bouwmij Janssen B.V.
Donatuslaan 1, Venray

Heb je vragen over deze verklaring of over je gegevens? Schrijf ons op het adres hierboven, of neem contact op met je kopersbegeleider.

Welke gegevens gebruiken we?

• Contactgegevens: je naam, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s). Deze ontvangen we van de verkopende partij of aannemer van je woning, bij het aanmaken van je account.
• Woninggegevens: het project, je bouwnummer en het woningtype.
• Je keuzes: de opties die voor je woning zijn geplaatst, met hun positie op de plattegrond, prijzen, eventuele notities en de exports (Excel/PDF/IFC) die daarvan worden gemaakt.
• Berichten: de berichten die je in het kopersportaal met de kopersbegeleiding uitwisselt, met eventuele bijlagen. Bij een nieuw bericht krijg je een e-mail met alleen een seintje; de inhoud staat uitsluitend in het portaal.
• Accountgegevens: je inlognaam (e-mailadres) en je wachtwoord. Het wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op; niemand kan het terugzien.
• Technische gegevens: je IP-adres, het tijdstip van inloggen of mislukte inlogpogingen, en het type browser. Deze gebruiken we alleen voor de beveiliging.

We vragen en verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of religie) en geen burgerservicenummer.

Waarvoor gebruiken we je gegevens, en op welke grondslag?

• Vastleggen en uitvoeren van je koperskeuzes: je keuzes bekijken, verwerken, laten uitvoeren en de meer- en minderwerkkosten berekenen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst over je woning en het meer- en minderwerk.
• Contact met je opnemen over je keuzes, bijvoorbeeld bij vragen of voor een bevestiging. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging van de omgeving en je account: inloggen, het blokkeren van herhaalde mislukte inlogpogingen en het opsporen van misbruik. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilige omgeving, ook in jouw belang).

We gebruiken je gegevens niet voor marketing en nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd.

Wie kan je gegevens zien?

• Jij zelf: je ziet alleen je eigen bouwnummer, niet dat van andere kopers.
• Medewerkers die bij jouw project betrokken zijn (zoals koperbegeleiding en werkvoorbereiding), voor zover dat voor hun werk nodig is. Zij hebben een persoonlijk account; beheerders loggen in met tweestapsverificatie.
• Partijen die je keuzes moeten uitvoeren (zoals de aannemer en de installateur): zij ontvangen alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn, zoals bouwnummer, opties en tekeningen.
• Signhost (Entrust), als je je optielijst digitaal ondertekent: Signhost ontvangt je naam, e-mailadres en de optielijst met tekeningen, en legt bij het ondertekenen onder meer je IP-adres vast als bewijs. Het ondertekende document en het bewijsstuk bewaren wij in je woningdossier.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet aan anderen, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.

Waar staan je gegevens?

De omgeving draait op een server die wij huren bij Scaleway (een Europese hostingpartij) in een datacenter in Amsterdam. Wij beheren de server zelf; Scaleway levert alleen de hardware en de verbinding en is onze verwerker. Een reservekopie (back-up) staat op een eigen server in Nederland. Je gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte opgeslagen.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Je account, je contactgegevens, je berichten en de exports van je keuzes: tot 2 jaar na de oplevering van je woning. Daarna verwijderen we ze, tenzij een wettelijke plicht ons dwingt ze langer te bewaren. De geplaatste opties zelf blijven daarna alleen bewaard bij het bouwnummer, zonder je naam of andere gegevens die naar jou verwijzen; zo blijft bekend wat er in de woning is aangelegd.
• Inlogpogingen en beveiligingslogs met IP-adressen: maximaal 90 dagen.
• Toegangslogs van de webserver: maximaal 14 dagen.
• Back-ups: maximaal 30 dagen. Daarna worden ze verwijderd; verwijderde gegevens verdwijnen daarmee ook uit de back-ups.

Hoe beveiligen we je gegevens?

De verbinding is altijd versleuteld (https). Toegang is per account beperkt tot de gegevens die je nodig hebt; bestanden zoals plattegronden en exports zijn alleen na inloggen te openen. Na herhaalde mislukte inlogpogingen wordt een account tijdelijk geblokkeerd, beheerders gebruiken tweestapsverificatie, en de server wordt beschermd met een firewall en regelmatige updates.

Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de omgeving te laten werken: een sessiecookie om je ingelogd te houden (vervalt na 8 uur) en een beveiligingscookie tegen misbruik van formulieren (CSRF). We gebruiken geen analytische, tracking- of advertentiecookies, en er is daarom geen cookiemelding.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen. Stuur je verzoek naar Bouwmij Janssen B.V., Donatuslaan 1, Venray. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen; stuur daarvoor nooit een kopie van je paspoort mee zonder daar eerst om gevraagd te zijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de omgeving verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.